Gestión de viajes

Solicita un viaje que sea apoyado con recursos de la facultad o de proyectos.

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ETAPA 1: Default
ETAPA 2: Default

Definición del tipo de servicio

1

0

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¿El viaje está enmarcado en una actividad académica respaldada por la facultad o como parte del desarrollo de un proyecto de investigación?

Actividad académica

1

Desarrollo de proyecto

2

1

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Qué tipo de servicio requiere?

Tiquetes de avión

3

Alojamiento Nacional

4

Alojamiento Internacional

5

Viáticos

6

1

Solicitar al o a la profesional en eventos y gestión administrativa varias opciones de vuelo

3

Viajero

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2

Cotizar opciones de vuelo y enviarlas al viajero

3

María Paula Lapeira Figueroa

Profesional en Eventos

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3

Elegir entre las opciones enviadas, la más adecuada a sus necesidades y en términos presupuestales

3

Viajero

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4

Solicitar la autorización del gasto

3

María Paula Lapeira Figueroa

Profesional en Eventos

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5

Solicitar la compra del tiquete a la oficina de viajes aquí

3

María Paula Lapeira Figueroa

Profesional en Eventos

Haga click aqui

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6

Tramitar la compra del tiquetes

3

oficina de viajes

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7

Aprobar el gasto

3

María Alejandra Núñez Ortiz

Secretaria General

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8

Compartir el tiquete con la persona encargada del o la profesional de eventos y gestión administrativa de la Facultad

3

oficina de viajes

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9

Reenviar tiquete al viajero

3

María Paula Lapeira Figueroa

Profesional en Eventos

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1

Solicitar al o a la profesional en eventos y gestión administrativa, diferentes opciones de alojamiento (hotel, airbnb)

4

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2

Cotizar opciones de alojamiento y enviarlas al viajero

4

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3

Elegir entre las opciones enviadas, la más adecuada a sus necesidades y en términos presupuestales

4

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4

Solicitar la autorización del gasto

4

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5

Reservar el alojamiento elegido por el viajero

4

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6

Reenviar por correo la reserva al viajero y a la oficina de viajes

4

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7

Gestionar la orden de compra

4

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8

Utilizar el servicio de alojamiento

4

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9

Comunicar por correo a la oficina de viajes que el viajero ya se hospedó para solicitar la aceptación del servicio

4

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10

Solicitar al Almacén la aceptación de servicio

4

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11

Compartir el número de aceptación de servicio con el o la profesional en eventos y gestión administrativa

4

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12

Envíar el número de aceptación de servicio al proveedor para que radique la factura

4

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1

Solicitar al o a la profesional en eventos y gestión administrativa, la reserva del alojamiento, enviando el link de 3 posibles alojamientos

5

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2

Solicitar la autorización del gasto

5

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3

Informar por correo al viajero sobre el alojamiento que fue aprobado

5

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4

Enviar por correo el link del sitio del alojamiento a la Oficina de Viajes

5

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5

Realizar el pago del alojamiento

5

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6

Enviar por correo la confirmación del pago al o a la profesional en eventos y gestión administrativa

5

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7

Informar por correo al viajero sobre la realización del pago

5

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8

Consumir el servicio de alojamiento

5

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9

Solicitar la factura electrónica y enviarla por correo al o a la profesional en eventos y gestión administrativa

5

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10

Enviar por correo la factura a la oficina de viajes para la legalización

5

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1

Solicitar al o a la profesional en eventos y gestión administrativa, el monto requerido en viáticos (alimentación y transporte)

6

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2

Enviar al correo de presupuesto el monto solicitado por el viajero versus el monto asignado por la Universidad según el lugar de destino

6

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3

Informar al viajero el monto aprobado y la justificación

6

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4

Solicitar por correo a la Oficina de Viajes la gestión de la entrega de los viáticos

6

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5

Ejecutar el gasto

6

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6

Tramitar la legalización de los viáticos a través del formulario de viajes

6

Haga click aqui

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1

Solicitar la autorización del gasto

2

Angie Paola Quiros Triana

Profesional en Gestión Administrativa y Financiera del CIJUS

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2

Solicitar por correo la gestión del servicio a la Oficina de Viajes según el presupuesto asignado en el proyecto

2

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3

Cotizar los servicios requeridos

2

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4

Seleccionar y notificar por correo a la Oficina de Viajes el proveedor deseado en pro del buen manejo de los recursos, indicando la justificación de la elección del proveedor

2

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5

Evaluar la disponibilidad presupuestal del proyecto

2

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6

Solicitar por correo la aprobación del gasto

2

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7

Realizar la reserva de los servicios requeridos. NOTA: Si el viajero tiene otra opción de hospedaje, se le incluirá este valor en el anticipo de los viáticos.

2

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Procesos relacionados

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Gestión de viajes

Solicita un viaje que sea apoyado con recursos de la facultad o de proyectos.

Definición del tipo de servicio

¿El viaje está enmarcado en una actividad académica respaldada por la facultad o como parte del desarrollo de un proyecto de investigación?

Actividad académica

Desarrollo de proyecto

Qué tipo de servicio requiere?

Tiquetes de avión

Alojamiento Nacional

Alojamiento Internacional

Viáticos

Solicitar al o a la profesional en eventos y gestión administrativa varias opciones de vuelo

Cotizar opciones de vuelo y enviarlas al viajero

Elegir entre las opciones enviadas, la más adecuada a sus necesidades y en términos presupuestales

Solicitar la autorización del gasto

Solicitar la compra del tiquete a la oficina de viajes aquí

Tramitar la compra del tiquetes

Aprobar el gasto

Compartir el tiquete con la persona encargada del o la profesional de eventos y gestión administrativa de la Facultad

Reenviar tiquete al viajero

Solicitar al o a la profesional en eventos y gestión administrativa, diferentes opciones de alojamiento (hotel, airbnb)

Cotizar opciones de alojamiento y enviarlas al viajero

Elegir entre las opciones enviadas, la más adecuada a sus necesidades y en términos presupuestales

Solicitar la autorización del gasto

Reservar el alojamiento elegido por el viajero

Reenviar por correo la reserva al viajero y a la oficina de viajes

Gestionar la orden de compra

Utilizar el servicio de alojamiento

Comunicar por correo a la oficina de viajes que el viajero ya se hospedó para solicitar la aceptación del servicio

Solicitar al Almacén la aceptación de servicio

Compartir el número de aceptación de servicio con el o la profesional en eventos y gestión administrativa

Envíar el número de aceptación de servicio al proveedor para que radique la factura

Solicitar al o a la profesional en eventos y gestión administrativa, la reserva del alojamiento, enviando el link de 3 posibles alojamientos

Solicitar la autorización del gasto

Informar por correo al viajero sobre el alojamiento que fue aprobado

Enviar por correo el link del sitio del alojamiento a la Oficina de Viajes

Realizar el pago del alojamiento

Enviar por correo la confirmación del pago al o a la profesional en eventos y gestión administrativa

Informar por correo al viajero sobre la realización del pago

Consumir el servicio de alojamiento

Solicitar la factura electrónica y enviarla por correo al o a la profesional en eventos y gestión administrativa

Enviar por correo la factura a la oficina de viajes para la legalización

Solicitar al o a la profesional en eventos y gestión administrativa, el monto requerido en viáticos (alimentación y transporte)

Enviar al correo de presupuesto el monto solicitado por el viajero versus el monto asignado por la Universidad según el lugar de destino

Informar al viajero el monto aprobado y la justificación

Solicitar por correo a la Oficina de Viajes la gestión de la entrega de los viáticos

Ejecutar el gasto

Tramitar la legalización de los viáticos a través del formulario de viajes

Solicitar la autorización del gasto

Solicitar por correo la gestión del servicio a la Oficina de Viajes según el presupuesto asignado en el proyecto

Cotizar los servicios requeridos

Seleccionar y notificar por correo a la Oficina de Viajes el proveedor deseado en pro del buen manejo de los recursos, indicando la justificación de la elección del proveedor

Evaluar la disponibilidad presupuestal del proyecto

Solicitar por correo la aprobación del gasto

Realizar la reserva de los servicios requeridos. NOTA: Si el viajero tiene otra opción de hospedaje, se le incluirá este valor en el anticipo de los viáticos.

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Participacion en concursos